유학용 교수 컨택메일: 오해, 쓰는 법, 그리고 샘플

풀브대장입니다. 8~9월 이맘쯤 되면 가장 많이 받는 질문이 있습니다. 바로 컨택 메일에 대한 질문입니다. "교수 컨택을 꼭 해야 하나요?" 부터 시작해서, "메일은 어느 정도 분량으로 써야하나요?",  "석사 과정도 교수 컨택 필요한가요?", "CV를 같이 보내야 할까요?" 등등 정말 많은 질문을 받아봤습니다. 그래서 이번 포스팅에서 컨택메일에 관해 많이 물어보시는 내용들을 한번에 몰아서 싹~ 정리해드리려고 합니다. 지금까지 제 글 읽어보셨다면, 제가 '근거없는 이야기', '구름잡는 원론적인 이야기' 싫어하는 것 잘 아실것이라고 생각합니다. 바로 써먹을 수 있는 요긴한 컨택메일 샘플 뿐 아니라 제가 컨택했던 메일내용도 함께 보여드리면서 확실히 감을 잠으실 수 있게 적어드리겠습니다. 

일단 제가 받았던 '공통적인' 질문들부터 간단하게 시작해볼까 합니다. 가장 많이 받았던 질문 넘버원은 바로 "~ 과정에 지원하는 학생인데, 사전에 교수 컨택 꼭 해야 할까요?"라는 질문입니다. 사실 이런 질문 받으면 답장을 쓰면서도 손이 근질근질 거립니다. "무슨 대답을 기대하며 물어보시는 걸까요? 하세요. 득이 되면 득이 되지, 여러분이 손해보실께 없잖아요". 이렇게 답해드리고 싶어서 말입니다. 물론, 제가 그렇게 매몰차게 답해드리지는 않지만 말입니다. 

이런 질문을 받으면서 제가 꼭 누차 강조해드리는 부분이 있습니다. 바로 큰 기대나 환상을 품지는 마시라는 것입니다. 운이 좋다면 교수로부터 아주 긍정적인, 도움이 되는 피드백까지 받을 수 있겠지만, 그런 경우는 정말 정말 드믈기 때문입니다. 대부분 답장 자체를 받지 못하거나, 답장을 받으셔도 기계가 말하는 것처럼 "그래, 반갑다. 어플라이 잘 준비해서 나중에 볼 수 있으면 좋겠다"라는 형태가 될 거라고 예상합니다. 그래서, 큰 기대는 하지 마시라는 겁니다. 

그런데 말입니다, 아주 잘 쓴 컨택메일에 답장이 안 왔다면 어쩔 수 없지만, 문제는 메일을 '잘못' 써서 (쓰레기통으로 가버려서) 충분히 답장을 받을 수 있는데 못 받은 경우가 사실 더 많다는 점입니다. 최소한 그런 실수는 저지르지 마시라고 이 글을 적게 되었습니다. 이 포스팅을 끝가지 따라오신다면, 잘못 적는다는게 어떤 건지, 어떻게 해야 그런 실수를 하지 않을지 전부 알게 될 거라고 장담합니다. 

  

Part I. Basics 

우선, 왜 교수에게 컨택 메일을 보내는지를 생각봅시다. 너무나 당연한 이야기이긴 한데, 종종 말도 안 되는 착각을 하시는 분들이 나타나셔서, 아무래도 꼭 짚고 넘어가지 않으면 안될 것 같습니다. 최초 교수 컨택을 하는 핵심 목적은 더도 말고 덜도 말고 딱 이겁니다 - 본인이 관심 있어하는 교수 밑에서 공부할 기회가 있는지 없는지를 확인하는 것 말입니다. 더 쉬운 말로는, 이 교수가 다음 학기에 학생을 받을 수 있는지 없는지, TO를 확인하는 것 입니다. 제 경우, 학교 홈페이지에서 운영 중이라고 적혀있는 "Ph.D" 프로그램이 있다는 걸 확인하고 교수한테 메일을 보내 T.O를 물어봤는데, 그 프로그램이 실제로 운영되지 않는다는 걸 알았습니다. 바로 이런 식의 삽질을 피하는게 가장 일차적인 목적이라고 생각하시면 되겠습니다. 

답장에서 TO가 있다는 긍정적인 시그널을 받았다면, 그 다음 부터는 답장메일의 '뉘앙스'에 따라서 본인이 궁금한 부분에 대해서 하나씩 물어볼 수 있습니다. 제일 궁금하실 만한 펀딩에 대해서 물어볼 수 있을꺼고, RA 기회나 티칭 기회 등 홈페이지에 나와있지 않은 부분에 대해서 물어볼 수도 있으리라 생각합니다. 최근 코칭을 해 드린 분이 자기의 경우, 교수님이 굉장히 적극적으로 CV나 SOP를 보내보라고 하고 실제로 해당 서류에 대한 코멘트도 주셨다는 이야기도 들었습니다. 이렇게 가고 싶은 대학의 교수님이 내 서류들을 보고 나를 뽑아야겠다는 생각을 들게 만들 수 있다면, 가장 좋은 케이스라고 생각합니다. 교수 컨택이 어드미션을 받는데 큰 역할을 '할 수도' 있기 때문입니다. (여기서 '할 수도'라는 뉘앙스에 주의해 주십시오. 자세한 내용은 이후에 다시 이야기드리겠습니다). 

그런데, 아주 골때리는 분들이 있습니다. 대표적인 예가 최초로 메일을 보내면서 교수한테 어드미션 지원해서 이런 서류들 냈는데(심지어 다 첨부해서), '뭐라도 좋으니 조언을 주면 고맙게 받겠다'고 쓰시는 분들입니다. 아주 쉽게 말하자면, "내 GRE성적으로 너네 학교에 어드미션 받을 수 있나요?" 이런 걸 물어보고 앉아있는 겁니다. 교수 입장에서 얼마나 황당할지 생각하면 정말 손발이 오그라드는 기분입니다. 저라도 이런 메일은 바로 쓰레기통에 던져버립니다. 당연합니다, 얘는 기본이 전혀 되어 있지 않으니까, 그런 애들에게까지 내 시간을 쪼개고 싶지는 않은 겁니다. 누구라도 말입니다. 어떤 학교에서는 공식적으로 어드미션 전에 이런 메일에 답을 하지 말라고 규정하고 있는 학교도 있습니다. 일종의 치팅행위라고 바라보고 있다는 겁니다. 절대 그런 짓 하시지 마십시오. 

한 가지 절대로 착각하시면 안되는 부분이 있습니다. 컨택 메일은 분명히 "도움이 될 수 있습니다". 하지만, 도움이 될 수도 있다는 거지, 컨택메일에서 좋은 이야기를 들었다고 꼭 어드미션을 받게 되는 건 아니라는 점을 착각하시면 안 됩니다. 차라리 교수가 말하는 내용과 실제 어드미션은 별개라고 생각하시는 것이 속 편하실 겁니다. 저나 제 주변에 합격한 많은 분들처럼 컨택 메일에 대한 답장을 못 받아도 얼마든지 합격할 수 있기 때문입니다. 그와 반대로, 컨택메일을 통해서 교수들이 거의 받아줄 것처럼 이야기해서 가슴을 설레게 했지만, 실제 어드미션에서 떨어지는 경우도 정말 많습니다. 여러분들이 상상하는 것 이상으로 말입니다. 그러니, 컨택메일에서 너무 많은 것을 기대하시지 마시고, 답변에서는 참고할 수 있는 정보를 확인한다는 차원이라고 마인드를 세팅하시라고 당부드리고 싶습니다. 

Part II. 

교수한테 메일을 보냈는데 몇일째 답장이 오지 않는 경우, 정말 난감하실 겁니다. 바로 이 부분에 대해 좀 이야기를 드려보려고 합니다. 먼저 말씀드리고 싶은 건, 답변을 받던 안 받던 크게 마음쓰지 말라는 겁니다. 적당한 시간 간격을 주고 Reminder를 보내는 것 정도는 하시는 게 좋습니다. 한 일주일 간격이면 적당할 것 같습니다. 다만, 두 번 이상 보냈는데도 답이 없다면 더 이상 매달리지 마십시오. 어차피 더 보내도 답이 없을 테니까 말입니다. 잘 아시겠지만, 미국 대학교수들 대부분이 하루에 300개 이상의 메일을 받아본다고 합니다. 

제 경우, 총 11분에게 메일을 보냈는데, 그 중 단 3분에게만 답변을 받았습니다. 그 중 두 분은 아마 다른 사람들에게도 똑같은 메시지를 보냈을 듯한 형식적인 답변이었습니다. 재미있는 건, 제가 실제로 들어간 Rutgers의 경우 교수님들과 아카데믹 핏이 딱 맞아서 정말 즐겁게 면접을 했음에도 불구하고 그분들에게 제가 보낸 컨택 메일에 대한 답장은 못 받았다는 점입니다. 그 외에 최종 합격 단계까지 올라갔지만 가지 않았던 대학들도 재미있게도 교수한테 답변이 오지 않았던 학교였습니다. 바로 그런 취지에서 크게 기대하지 마시라고, 마음 쓰지 마시라고 말씀드리는 겁니다. 답장이 오면 잘 된거지만, 못 받아도 사실 그만이라고, 그렇게 쿨하게 생각하십시오. 

그런데 본인이 컨택 메일을 "잘" 썼는데 답장이 없다면 어쩔 수 없지만, 본인이 메일을 "잘못 써서" 답장을 못 받는 경우는 절대적으로 피하셔야 합니다. 답이 오지 않는다면, 교수를 탓하기 전에, 아래 세 가지 유형이 아닌지 스스로 가슴에 손을 얹고 생각해보십시오. 첫째, 생각있는 지원자라고 보이지 않는 기본도 안 됀 허접한 메일을 썼다 - 이미 앞에서 이야기했습니다. 둘째, 그 메일에서 뭘 물어보고 싶은지 명확하게 적지 않았다 (저 지원해요, 잘 부탁합니다 유형). 셋째, 

하기 곤란하게 너무 많은 질문을 한꺼번에 물어봤다. 

Part III. 

이제 가장 궁금해하실 부분에 대해 말씀드리겠습니다. 가장 헷갈리는 부분이 어느 정도의 내용을 써야 할지 모르겠다는 거라고 생각합니다. 특히 너무 길게 쓰면 교수들이 싫어한다고 하고, 너무 짧게 쓰면 성의없어 보일지 모른다는 생각 때문에 '적당한' 포인트를 찾기가 쉽지 않으실 것 같습니다. 물론 천성적으로 긴 메일을 아주아주 싫어하는 교수님도 있습니다. 그런데, 그런 교수님은 그렇게 많지 않습니다 - 그리고 우리는 우리가 보낼 교수님이 어떤 성격이신지 알 길도 없고 말입니다. 여러분이 오해하시지 말아야 할 부분은 대부분의 교수님들이 역정을 내는 부분은 단순히 메일이 길어서가 아니라는 점입니다. 바로 그 교수가 관심도 없는 불필요한 "쓸데없는 내용"이 너무 많을 경우 짜증이 나게 되는 겁니다. 메일을 읽으면서 '얜 대체 왜 이런 내용을 적어서 보내는거야?'라는 느낌이 드는 메일이 문제라는 것입니다. 

원론적인 이야기는 이정도면 충분할테니, 바로 샘플을 보고 계속 이야기를 이어나가겠습니다. SOP를 쓸 때 Berkeley 샘플, CV를 쓸때 MIT 샘플이 유용한 참고자료로 널리 알려졌다면, 컨택메일은 역시 이 교수님의 글이 널리 알려져 있습니다. 바로 Karen 이라는 테뉴어 받은 교수님이 직접 쓴 글이입니다. 직접 가서 처음부터 끝까지 읽어보시기를 권해드립니다. 사실 이 분이 아주 구체적으로 분명하게 답을 주셔서 제가 따로 드릴 말씀도 거의 없기도 합니다. 여기서는 참고하시라고 그 분이 이야기한 내용 중 직접적으로 참고될 만한 부분만 발췌했습니다. 이 분 표현을 빌리자면, 보는 즉시 쓰레기통으로 던지게 되는 컨택메일 vs. 기본을 갖춘 컨택메일, 이 부분에 대한 예시만 살펴보겠습니다. 

[ 쓰레기통으로 직행하는 메일의 예시] 

“Dear Professor Kelsky, I am a student at XXX College and I’m thinking about graduate school on xxx and I’m getting in touch to ask if you can give me any advice or direction about that. Sincerely, student X” - This is an instant-delete email.

[ 기본이 된 바람직한 컨택메일 예시] 

“Dear Professor XXX,

I am a student at XXX College with a major in xxx. I am a [junior] and will be graduating next May. I have a [4.0 GPA] and experience in our college’s [summer program in xxx/internship program in xxx/Honors College/etc.].

I am planning to attend graduate school in xxx, with a focus on xxx. In one of my classes, “xxx,” which was taught by Professor XXX, I had the chance to read your article, “xxxx.” I really enjoyed it, and it gave me many ideas for my future research. I have been exploring graduate programs where I can work on this topic. My specific project will likely focus on xxxx, and I am particularly interested in exploring the question of xxxxx.

I hope you don’t mind my getting in touch, but I’d like to inquire whether you are currently accepting graduate students. If you are, would you willing to talk to me a bit more, by email or on the phone, or in person if I can arrange a campus visit, about my graduate school plans? I have explored your department’s graduate school website in detail, and it seems like an excellent fit for me because of its emphasis on xx and xx, but I still have a few specific questions about xx and xxx that I’d like to talk to you about.

I know you’re very busy so I appreciate any time you can give me. Thanks very much,

Sincerely,

XX XXX

(Source: Karen Kelsky's website - https://theprofessorisin.com)

열자마자 쓰레기통으로 던져버리는 컨택메일은 밑도 끝도 없이 "어떤 조언이라도 해준다면 감사하겠어요"라는 느낌입니다. 교수님의 입장에서는 "바빠 죽겠는데, 대체 내가 왜 너한테 그런 조언을 줘야하지?" 라고 생각하면서 바로 delete를 눌러버리시겠죠. 한편, 바람직한 컨택메일의 경우, 몇 가지 부분에 특히 주목할 필요가 있다고 생각합니다. 바로 "당신에게 어떻게 관심을 가지게 되었소"의 부분, 그리고 마지막에 단도직입적으로 "그런데 석박 신입생 받고있니?"라고 물어보는 부분입니다. 하나 더 추가하자면, "사실 물어보고 싶은 부분이 더 있는데 석박 신입생 받는다면 이후에 다시 물어볼께"라고 라는 배려도 역시 신경써야 할 부분입니다. 

교수도 사람입니다. 두 명한테 메일을 받았다고 생각해봅시다. 한명은 단도직입적으로 "나 너네학교에 지원하려고 하는데, 당신 밑에서 공부하려고 하오. T.O가 있소?" 라고 적었고, 나머지 한명은 위 처럼 약간은 길지만 왜 그 교수에게 관심이 생겼는지를 충분히 설명한 뒤에, 너 밑에서 공부하고 싶은데 T.O가 있는지 물어보았다고 말입니다. 전자에 비해 후자의 메일을 읽으면 "얘가 진짜 나한테 관심이 있어서 메일을 보내는구나" 라고 느낄 겁니다. 사실, 남들이 자신을 어떻게 바라봐주는지 궁금한건 사람이라면 누구나 그럴 것입니다. 그래서, 그 교수가 했던 연구를 이야기하면서 이래서 당신에게 관심을 가지게 되었다 라고 적은 부분에 대해서 "쓸데없이 길다"라고 생각할 사람은 정상적인 '학자' 또는 '연구자'라면 없을 겁니다. 이런 분들이 짜증내는 건 자기소개를 하는 부분이 쓸데없이 구구절절하게 길어질 경우라고 생각합니다. 두 명이 같은 답장을 받을 수 있더라도, 상대적으로 후자의 경우 더 추가적인 이야기를 들을 수 있을 여지가 많다는 것이, 교수 컨택 메일을 어떻게 써야되는지를 생각할 때 가장 중요한 부분이라고 생각합니다. 한가지 덧붙이자면, 이 교수님이 적은 '바람직한 메일'이 개인적으로 100% 공감되지는 않습니다. 특히 학점 뭐 이런 것들까지 이야기를 할 필요가 있나라는 생각이 들기 때문입니다. 특히 우리같은 인터네셔널 들에게는 그런게 최초 메일에서 보여줄 디테일이라는 생각이 전혀 들지도 않습니다 - 우리나라에서 SKY라고 해도 어떤 대학인지 모르는 경우가 많을 테니 말입니다. 

아래는 제가 2015년에 보냈던 실제 컨택 메일 내용입니다. pdf 파일은 자료공유 카테고리 글에서 다운 받으실 수 있습니다. 위에 보여드린 샘플을 많이 참고해서 작성했다는 건 대충 보셔도 느껴지실겁니다. 참, 제목은 "seeking Ph.D opportunities: from a Principal Candidate of Fulbright Grant Program"이라고 적어서 보냈어요. 제목 잡는 것만 해도 정말 고민스럽더라고요. 결국 '어떻게 해야 묻히지 않고 눈에 띌까'라는 부분에 초점을 두고 적었습니다. 실제로 보시면 될 테니, 별다른 설명은 하지 않겠습니다. 뭐 이게 Best라고 생각해서 보여드리는 것이 아니라는 점만 확실히 인지해주셨으면 좋겠습니다. 다만, 이 메일을 받고 그 교수님께서 자기 논문 2편을 끼워서 보내주셨다는 사실에 비추어보면 그 교수님에게 '나쁘게 보이지 않았다'다고 할 수 있지 않을까 싶습니다. 위에 보여드린 제 컨택메일을 파일로(pdf) 받아보시려면 아래 링크를 누르시면 됩니다. 참고로, 제가 받은 답메일도 함께 넣어두었습니다. ( 2017/08/09 - [합격자 서류 및 샘플 공유/풀브대장] - 미국 유학 지원서류 공유합니다 - CV, Resume, 추천서, 컨택메일과 SOP 샘플 )

Dear Professor XX,

I am writing this email to you with a hope to seek an opportunity to attend graduate school for Ph.D. program at Tufts University. I am a Principal Candidate both for a 2016 Fulbright Graduate Study Award and a Korean Government’s Study Abroad Award.

To briefly introduce myself, I am currently working at the XXXXX, a national think- tank under the office of the prime minister of South Korea. Over the past five years as a permanent basis full-time researcher, I have been involved in crafting several national policies of South Korea in the fields of industrial location, economic development as well as city and regional planning. I graduated from Korea University with an undergraduate degree in architecture and a master’s degree in urban planning & design.

I have been looking closely into your works on XXXXX and became greatly interested in joining you on this line of work. Among your many valuable works, your article in the 2009 Progress in Planning acted as a guide for me to further develop my academic interests on shrinking city. I read your book “XXXXX”, and found that there are still pending questions on the changes of land use and actions as well as the policies to manage them. From several videos including “Meeting Professor XXXXX” on You-tube, I could develop my understanding of your academic interests, viewpoints and approaches, and became to believe that I would be able to further develop my research in this field under your guidance.

I wish to inquire whether you are currently accepting graduate students. I plan to apply to your school’s interdisciplinary doctorate course (2016 fall semester). If yes, I wish to introduce myself in more depth in my next mail. Even if your answer is no, I hope this contact could be an opportunity to reach you for discussions on the issues of shrinking city as a student, as well as a researcher at the XXXX beyond Ph.D. study. I have to tell you my future communication will come via XXXX.

Thank you very much for reading my email. I know you must be very busy, and I will greatly appreciate any time you can give me.

Yours Sincerely, 

Lee, XXX XXX 

Researcher 

XXXXX XXX@XXX.re.kr

컨택메일에 대해서는 이것 정도로 충분하다고 생각합니다. 다음 포스팅부터는 여러분이 궁금해하시는 또 다른 부분인 CV와 추천서 이야기를 시작해보려고 합니다. 많은 관심과 응원 부탁드립니다. 이 글이 도움이 되셨다면 가시기 전에 아래 공감버튼 클릭 꼭 부탁드립니다.